BEZBEDNOSNE PROVERE KANDIDATA I ZAPOSLENIH: Zašto su važne i ima li razloga za brigu?

Provera kandidata za prijem u radni odnos je nešto što bi svaka kompanija trebalo da uradi tokom procesa zapošljavanja ili selektovanja zaposlenih na više/rukovodeće položaje. Svrha bezbednosne provere je od ključnog značaja da znate sa kim “imate posla“.

4

Danas, sve veći broj internacionalnih kompanija posluje na teritoriji Republike Srbije, a bezbednosne provere kandidata za prijem u radni odnos u privatnom sektoru je samo jedan od mehanizama modela sigurnog poslovanja globalnih lidera. Da li je to potreba ili samo prolazni trend, ostaje nam da vidimo u daljem tekstu.

Provera kandidata za prijem u radni odnos je nešto što bi svaka kompanija trebalo da uradi tokom procesa zapošljavanja ili selektovanja zaposlenih na više/rukovodeće položaje. Svrha provere prošlosti kandidata/zaposlenih je od ključnog značaja da znate sa kim “imate posla“, zato što su vaši kadrovi najvažnija investicija koju možete napraviti. Ulaganje u pogrešne ljude može koštati vašu kompaniju i vremena i novca. Bezbednosna provera ima za cilj da otkrije karakteristike kandidata koje bi u budućnosti mogle da predstavljaju smetnju i ugroze poslovanje, odnosno utiču loše na produktivnost, oštete kompaniju, reputaciju, imovinu, ugroze bezbednost.

Šta se proverava i ima li razloga za brigu?

Provere kandidata najčešće uključuju sledeće:

  • krivične provere i kriminalnu prošlost (zatvorska kazna, postupci u toku i slično)
  • istorija konzumacije narkotika
  • provere identiteta
  • provere kredita, vlasništva nad imovinom
  • prethodne reference o poslu
  • provere obrazovanja i kvalifikacija
  • pa čak i proveravanje društveno-političkih uverenja kandidata.

Ove istrage ne samo da potvrđuju da su kandidati/zaposleni oni za koje se predstavljaju, već će i odgovarajuće mere predostrožnosti zaštititi klijente, zaposlene i poslovanje od potencijalnih pretnji. Ukoliko ste naveli referencu o zaposlenju u nekoj firmi u kojoj niste radili, ili ste pak dodali viši stepen obrazovanja ili kurs koji nemate i niste pohađali, znajte da je vaš nesuđeni poslodavac upoznat sa tom činjenicom isto toliko koliko i vi. Ako je situacija takva, onda imate razloga za brigu.

Ko vrši istrage i kako to funkcioniše?

Provere obično sprovodi Odeljenje za ljudske resurse i često ih prepuštaju eksternim pružaocima usluga, sertifikovanoj agenciji. Pregled vaše istorije treba da potvrdi sve vaše izjave, da osigura da ste ono što kažete da jeste i da ste podobni za poziciju za koju ste se prijavili.

Šta mogu da pretražuju iz mog života i gde je tu moja privatnost? – GDPR

Poslodavci mogu da izvrše proveru vašeg identiteta i pored gore navedenih stavki, mogu uključiti i vaš imigracioni status, poreklo, istoriju zaposlenja, uspešnost i podobnost kod drugih poslodavaca. Takođe mogu vršiti provere na društvenim medijima (instagram, facebook, i drugo), zdravstvene i medicinske provere ukoliko je sve to krucijalno za prirodu posla.

Zahvaljujući Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti koji se u Republici Srbiji uveliko primenjuje, pokriven je i domen privatnosti, koji štiti lične podatke pojedinca, kandidata/ zaposlenih,  smanjujući mogućnosti zloupotreba. U tom kontekstu, u cilju sprovođenja bezbednosnih provera, poslodavac je dužan kandidatu ili zaposlenom da predoči mogućnost postojanja i vršenja bezbednosne provere, uz pribavljanje i saglasnosti kandidata o vršenju istrage i podacima koji će se koristiti u istrazi. Dakle, GDPR zahteva da se bezbednosne provere rade:

  • Zakonito, pošteno i transparentno – dakle lice morabiti potpuno obavešteno, o tome ko će vršiti proveru, koliko dugo, koji lični podaci se koriste, ko ima uvid u iste, koja su prava i drugo
  • Prikupljanjem samo neophodnih podataka za ispunjenje konkretne svrhe
  • Tačnost podataka (validnost, ažurnost)
  • čuvaju lični podaci u roku koji je neophodan za ispunjenje svrhe
  • primenjujući mere koje obezbeđuju poverljivost (primena tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera u kompaniji)

Kandidat ima pravo uvida u tok, kao i prirodu i cilj bilo kog istražnog izveštaja koji se odnosi na njega. Takođe, može zatražiti i pismeni rezime izveštaja, a kompanija je dužna isti i da mu obezbedi.

Međutim, GDPR priznaje da se pristanak često narušava neravnotežom moći u odnosu zaposleni – poslodavac. Stoga je potrebno jasno staviti do znanja da svaka ponuda zaposlenja ne zavisi od pristanka. Pojedincu bi stoga trebalo dati mogućnost slobodne volje i da, ukoliko smatra, odbije pristanak i bezbednosnu proveru, a da to ne šteti ni kandidatu ni kompaniji.

Pristanak mora biti :

  • Besplatan, slobodan, bez uslovljavanja i davanja ultimatuma
  • Obavešten – informisan sa svim neophodnim podacima u svrhe prikupljanja i obrade
  • Specifičan – karakterističan, konkretizovan
  • Nedvosmislen, precizan, jasan
  • Diferencijalan u odnosu na sve ostalo – da se razlikuje od drugih stvari
  • Jasnim i jednostavnim jezikom napisan

Dakle, kandidat ima pravo da odbije bezbednosne provere i da nakon pristanka povuče pristanak u svakom trenutku ukoliko se predomisli i ne želi da se započne ili nastavi započeta aktivnost istrage.

Da li bezbednosna provera znači da sam dobio posao?

Ne nužno. Neki poslodavci vrše provere svih kandidata koji uđu u uži izbor. A proverom se samo validira tačnost vaših iskaza, CV i drugih priloženih podataka pismeno / usmeno.

Da li kompanije zovu prethodnog poslodavca?

Osim ako niste naveli da ne želite da kontaktirate vašeg prethodnog poslodavca, verovatno je da će potencijalni poslodavci želeti da kontaktiraju bilo kog prethodnog poslodavca telefonom ili pisanim putem. Možete zatražiti da to ne učine, ali ćete morati da objasnite i zašto.

Mogu li poslodavci povući ponudu za posao na osnovu rezultata sprovedenih istraga?

Kratak odgovor je da. Poslodavci imaju pravo da povuku ponudu za posao na osnovu nezadovoljavajućih provera, posebno u pogledu imigracionog statusa i kriminalne evidencije što bi im moglo predstavljati prekršaj ako zaposle nepodobnog kandidata. Međutim, poslodavci ne smeju odbiti zaposlenje na osnovu etničke pripadnosti, genetske istorije, starosti, pola, materinstva, seksualne orijentacije ili političkog mišljenja.

Koliko traje provera?

U zavisnosti od korišćene metode i prirode provera, istraga može trajati između 48 sati i četiri nedelje.

Mogu li odbiti bezbednosnu proveru?

Ukoliko su istrage kandidata u okviru strateškog vođenja ljudskih resursa i ne predstavljaju zakonsku obavezu, kao što smo napomenuli, poslodavac mora da pribavi i dokaže vašu saglasnost za sprovođenje bezbednosne provere. Ali imajte na umu da su bezbednosne provere jednostavno osmišljene kako bi se utvrdilo da li ste podobni za tu poziciju.

Ukoliko je bezbednosna provera zakonska obaveza, i ukoliko odbijete  verovatno će vaša prijava biti ukinuta. To se najčešće odnosi na radni odnos u Ministarstvu, na zapošljavanje, usavršavanje, školovanje u policijskim i drugim bezbednosnim strukturama.

A evo i glavnih razloga zbog kojih bi kompanije trebale da usvoje bezbednosne provere kao deo starteškog kadrovskog upravljanja:

Sprečavanje prevara

Veliki broj kandidata pohrliće na otvorenom konkursu i poslaće svoju biografiju ili popuniti gotove prijave za posao. To znači da je vrlo lako zaposliti nekvalifikovane ili neprikladne ljude ako ne sprovedete proveru prošlosti tokom faze intervjua. Kandidati najčešće lažiraju stvari poput prošlog zaposlenja, kvalifikacija i veština, kao i naziva poslova i odgovornosti. Ovo su oblasti koje se često ukrašavaju, jer podnosioci prijava ne misle da će se budući poslodavci pozabaviti njima. Prevara može biti štetna na mnogo načina. To može uticati na produktivnost, kvalitet rada i usluga i može uticati na sve, od vaših kupaca do drugih članova osoblja. Vremenom, to može ozbiljno naštetiti rastu vašeg poslovanja.

Sigurnost podataka

Uvođenjem GDPR -a, kao i rastom upotrebe mobilnih uređaja i povezanih uređaja putem IoT -a (Internet of Things), način na koji hvatamo i skladištimo podatke važniji je nego ikad. Ne samo u svrhu poštovanja zakona, već i radi pružanja maksimalne zaštite informacija koje pripadaju vašim klijentima. Skoro polovina svih povreda podataka dolazi od pretnje iznutra, a polovina je namerna. Bezbednost može biti veliki problem u današnjem tehnološki naprednom svetu, i preduzeća treba da imaju mere u cilju sprečavanja krađe. Screening kandidata (bezbednosne istrage) je od suštinskog značaja za svako poslovanje koje obrađuje veliku količinu podataka o klijentima. Ovo se ne odnosi samo na nove zaposlene. Skrining je od kritičnog značaja za sve zaposlene koji prelaze na ulogu sa višom odgovornošću ili na mesto gde će imati pristup osetljivim informacijama.

Upravljanje reputacijom

Stvari, poput krađe podataka, zaista mogu naštetiti ugledu vašeg brenda. Čak 70% kupaca ne bi poslovalo sa kompanijom nakon povrede podataka. Kontrola štete je skupa, pa je najbolji oblik upravljanja reputacijom prevencija. Postoji mnogo sigurnosnih protokola koje možete primeniti, a pregled zaposlenih bi trebao biti prvi korak. Drugi način na koji zaposleni bez nadzora mogu uticati na reputaciju je loša, nedovoljna ili neodgovarajuća zastupljenost vašeg brenda. Dobro je znati više o ljudima koji se ponašaju kao lice ili glas vaše kompanije, vaši zaposleni su deo kompanijskog identiteta. Zbog toga su periodične provere i novih i postojećih zaposlenih toliko važne.

Zaštita zaposlenih

Svrha provere prošlosti nije samo zaštita poslovanja – to je i zaštita vaših radnika. Kao poslodavac, imate odgovornost da obezbedite da svi koji su povezani sa vašim poslom budu zaštićeni od pretnji. Ovo uključuje vaše osoblje i sve izvođače. Provera prevara i kriminalne prošlosti su imperativ, posebno sa današnjim teškim političkim okruženjem. Društveno-ekonomski problemi i sve veće prijetnje terorizmom znače da je važno biti osetljiv na različite etničke, verske i političke grupe. Stvaranje otvorenog, poštenog radnog okruženja u kojem kolege prihvataju svačije poreklo, veru i političke stavove nešto je što svaki posao treba uvažiti. Ekstremizam u bilo kom obliku treba označiti, a detaljne provere mogu vam pomoći da otkrijete probleme pre nego što se pojave. Bezbednosno ispitivanje takođe će zaštititi vaše zaposlene od  maltretiranja, diskriminacije, nasilja ili seksualnog uznemiravanja. Nulta tolerancija protiv lošeg ponašanja poboljšaće moral, što će rezultirati mnogo srećnijim radnim okruženjem i zadržavanjem zaposlenih.